Wie erklärt man Tayo jemandem, der mit Online-Plattformen nicht vertraut ist?
Tayo ermöglicht es einem Mieter, seinem Immobilienverwalter direkt mitzuteilen, dass beispielsweise ein Fenster am Samstagabend zu Bruch gegangen ist – ganz einfach über das Smartphone. Alle weiteren Schritte laufen über Tayo ab, anstatt per Telefon, E-Mail oder Post. Der Immobilienbewirtschafter nimmt die Anfrage an, holt Angebote von Dienstleistern ein und koordiniert Termine, während Handwerker Rechnungen und Kostenvoranschläge direkt über die Plattform senden können.
Welchen Vorteil hat jeder Nutzer durch Tayo?
Eigentümer und Mieter haben rund um die Uhr Selbstbedienungszugang zu allen relevanten Informationen und können in Echtzeit Mängelanfragen erstellen.
- Hauswärte können ihre Kommunikation mit dem Immobilienbewirtschafter effizient verwalten und erhalten jederzeit Einsicht in alle relevanten Tickets für die von ihnen betreuten Gebäude.
- Dienstleister profitieren von einem reibungslosen Ablauf bei der Bearbeitung von Anfragen und Arbeitsaufträgen. Kein mühsamer Postversand an die Immobilienverwaltung mehr – stattdessen können sie Angebote und Rechnungen direkt digital übermitteln und haben stets den Überblick über den gesamten Prozess.
- Gebäudeeigentümer erhalten schnellen Zugriff auf alle benötigten Daten, sei es in Form von Managementberichten oder präzisen Kennzahlen zu ihrem Immobilienbestand. So beantwortet Tayo Fragen wie: „Wie viele Geschirrspüler mussten dieses Jahr in meinen Gebäuden ausgetauscht werden?“ oder „Welches ist das langlebigste Modell in meinem Portfolio?“
- Immobilienbewirtschafter agieren wie Dirigenten eines perfekt abgestimmten Systems und sparen Zeit, da alle Informationen strukturiert und einheitlich bereitstehen. Die Kommunikation mit externen und internen Akteuren erfolgt nahtlos: Anstatt Kollegen fragen zu müssen, wo sich das letzte Angebot für eine geplante Renovierung befindet, ist es jederzeit zentral abrufbar. Dadurch bieten sie ihren Kunden einen besseren Service und können ortsunabhängig arbeiten.
Was können Immobilienbewirtschaftende mit Tayo tun?
Immobilienbewirtschaftende profitieren von einem umfassenden Funktionspaket, das ihren Arbeitsalltag erleichtert – rund um die Uhr und ortsunabhängig dank direkter Verbindung mit der privaten Cloud ihres Unternehmens:
- Verwalten von Tickets für Anfragen von Mietern, Wohnungseigentümern, Concierges oder Dienstleistern (Arbeitsaufträge, Angebote, Rechnungen, Einsatzberichte).
- Steuerung der externen Kommunikation, z. B. Wartungsankündigungen für Mieter oder neue Richtlinien für Dienstleister.
- Verwaltung von Inventar, Checklisten für Ein- und Auszüge sowie Kontrollbesuche.
- Schlüsselmanagement für Gebäude und Objekte im Bestand.
- Termin- und Fristenkalender zur besseren Planung.
- Analyse von Daten und Kennzahlen, z. B. aggregierte und detaillierte Bewertungen zur Zufriedenheit der Mieter nach der Durchführung von Dienstleistungen.
Ersetzt Tayo ein Buchhaltungs- oder ERP-System?
Nein, Tayo ist kein ERP. Während ERP-Systeme primär für die interne Nutzung gedacht sind, konzentriert sich Tayo auf externe Prozesse und wird von Mietern, Eigentümern, Dienstleistern und Concierges genutzt. Tayo lässt sich jedoch nahtlos mit Buchhaltungs-, ERP-, GED- und ECM-Systemen integrieren:
- Automatische Synchronisation: Managementmandate, Gebäude, Stockwerke, Objekte (z. B. Wohnungen, Parkplätze), Mietverträge, Mieter, Concierges und Dienstleister werden regelmäßig aus dem Buchhaltungssystem oder ERP übernommen, damit Tayo stets aktuell bleibt.
- Reibungsloser Rechnungsfluss: Sobald eine Rechnung in Tayo akzeptiert wird, exportiert das System die Buchung automatisch als vorläufigen Eintrag ins Buchhaltungssystem. Der Buchhalter kann anschliessend die Zahlungsbedingungen festlegen.
Ersetzt Tayo ein ECM (Electronic Content Management)-System?
Nein, Tayo ist nicht für die Archivierung grosser Dokumentenmengen konzipiert. Für kleinere Immobilienverwaltungen bietet Tayo eine einfache Dokumentenverwaltung, während es für Kunden mit Tausenden oder Zehntausenden von Objekten nahtlos an ECM-/EDM-Systeme angebunden werden kann, um die richtigen Dokumente gezielt bereitzustellen.
Beispiele:
- Mietern wird direkter Zugriff auf ihren Mietvertrag ermöglicht.
- Eigentümer können Verwaltungsberichte aus dem Buchhaltungssystem oder ECM abrufen.
- Tayo reduziert den Posteingang an der Quelle (z. B. bei Angeboten, Rechnungen, Mieterankündigungen), wodurch teure Systeme zur Dokumentenerfassung, Texterkennung oder Sortierung überflüssig werden.
Kann Tayo an meine individuellen Bedürfnisse angepasst werden?
Ja, Tayo bietet umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten, um die Anforderungen von Kunden zu erfüllen – egal ob es sich um ein Dutzend oder zehntausende Verwaltungseinheiten handelt.
Beispiele:
- Anpassbare Workflows für das Ticket-, Angebots- und Rechnungsmanagement.
- Validierungsschwellen und Sortierregeln können individuell definiert werden, um die Prozesse in jeder Verwaltungseinheit zu optimieren.
- White-Label-Lösung: Ihr Logo, Ihre Marke, Ihre Farben
Warum zählt Omni-Channel zu den Stärken von Tayo?
Wir glauben an die freie Wahl des Kommunikationskanals durch den Nutzer. Der „Kanal“ ist die Möglichkeit für einen Nutzer, mit Tayo in Verbindung zu treten, oft ohne es bewusst zu merken. Zum Beispiel kann für einen Mieter oder Dienstleister, der sich nicht in die Plattform einloggen möchte, eine E-Mail bereits ausreichen. E-Mail-Benachrichtigungen ermöglichen es Nutzern, direkt und ohne Anmeldung zu antworten, wodurch eine bidirektionale Kommunikation entsteht. Dies ist nur ein Beispiel: Tayo nutzt eine maximale Anzahl an Kanälen und verbessert kontinuierlich seine Funktionen, um seinen Nutzern den bestmöglichen Service zu bieten.
Bedeutet das, dass ein Dienstleister alles per E-Mail erledigen kann, während der Manager in Tayo bleibt?
Ja. Wir haben Dienstleister, die E-Mail oder andere Kanäle nutzen, um einfach Angebote und Rechnungen zu versenden. Es gibt eine Dokumentation für unsere APIs (E-Mail-Parsing, REST-Webservices), die es einem Dienstleister ermöglicht, sicherzustellen, dass beispielsweise ein Angebot für das richtige Gebäudeobjekt gesendet wird. Natürlich bietet die Plattform mehr Funktionen, wenn sich ein Nutzer anmeldet.
Was ist mit Mietern, die keine E-Mail haben oder sie wirklich nicht nutzen möchten?
Während die Einführung von Tayo bei Dienstleistungsunternehmen schnell, umfassend und einfach erfolgt, verläuft die Akzeptanz durch Mieter oder Miteigentümer schrittweise und nicht über Nacht. Für alle wichtigen Funktionen (Arbeitsaufträge, Kommunikation) bietet Tayo die Möglichkeit, Papier als zusätzlichen Kanal zu nutzen. Beispielsweise kann eine Mitteilung für ein Gebäude mit 30 Mietern, von denen nur 20 eine gültige E-Mail-Adresse haben, gedruckt werden, um die verbleibenden 10 Mitteilungen in Papierform zu versenden, die anschliessend in einen Umschlag gelegt werden müssen.
Wie wird Tayo implementiert?
Die Einführung erfolgt in drei Phasen:
- 2-stündige Schulung pro Verwaltungsgruppe, anschließend Tests oder Pilotprojekte unter realen Bedingungen.
- Zunächst Einführung nur für Manager, Concierges und Dienstleister, um das Tool vollständig zu verstehen.
- Danach, in der Regel ein bis zwei Monate später, offizielle Einführung für alle Mieter und Wohnungseigentümer, sobald das Tool von den professionellen Nutzern gut verstanden wird.
Gibt es Parallelen zwischen der Transformation des Immobilienmanagements und anderen Branchen?
Wir sind überzeugt, dass das Immobilienmanagement der Zukunft auf drei zentralen Säulen basiert:
- Kundenbeziehungen und ein serviceorientiertes Mindset
- Operative Effizienz und Kostenreduktion
- Nachhaltigkeit
- Andere Branchen wie Banken, Versicherungen oder die Medien stehen vor ähnlichen Herausforderungen.
Ist Tayo bereit für die Zukunft der Immobilienbranche?
Ja. Tayo ist in erster Linie eine hochmoderne digitale Plattform für seine Nutzer. Unser Software-Team beherrscht APIs, hat Schnittstellen zu zahlreichen Informationssystemen – alten wie neuen – entwickelt und setzt alles daran, technologisch an der Spitze zu bleiben. Zur Avantgarde gehören für uns: PWA, Datenanalyse und vorausschauende Wartung, Omni-Channel-Strategien, Automatisierung einfacher Aufgaben, fundiertes Wissen über das rechtliche und datenschutzrechtliche Umfeld, Cybersicherheitsaspekte, neue Geschäftsmodelle, Transaktionen, Schnittstellen zu anderen Plattformen sowie die Integration von Akteuren aus verschiedenen Bereichen zur Vereinfachung von Interaktionen im Immobiliensektor. Gestalten Sie jetzt die Zukunft mit uns!