Comment cela fonctionne ?

Tayo est une plateforme SaaS dédiée à la gestion immobilière et au facility management. Elle centralise l’ensemble des opérations sur une interface unique. La solution couvre notamment la gestion des tickets et des ordres de travail, le traitement des documents, la gestion des clés, assemblées de copropriétés. Elle propose également des portails dédiés aux locataires, propriétaires et prestataires de services — le tout entièrement digitalisé dans un seul système.

La plateforme est conçue pour les gestionnaires immobiliers, les facility managers, les concierges, les propriétaires institutionnels, les administrateurs de copropriétés, les locataires ainsi que les fournisseurs externes collaborant au sein de portefeuilles résidentiels et commerciaux.

Tayo a été fondée en 2017 en Suisse et s’est depuis imposée comme l’une des principales plateformes PropTech du pays pour la gestion et la collaboration immobilières.

Tayo Software SA a son siège à Lausanne (Suisse) et dispose également d’une présence à Zurich.

Tayo est développée et exploitée par Tayo Software AG, une société suisse spécialisée dans les solutions digitales pour la gestion immobilière, technique et d’actifs. Notre équipe réunit des expertises en ingénierie logicielle, en immobilier et en accompagnement client afin de faire évoluer la plateforme selon les besoins de nos utilisateurs.

Chez Tayo, nous sommes convaincus que la technologie doit simplifier la collaboration — et non la compliquer. Nos valeurs fondamentales sont la transparence, la confiance, l’innovation et le progrès humain. Notre ambition est de rendre la gestion immobilière plus intelligente, plus efficace et plus connectée grâce à des outils numériques sûrs et intuitifs.

Pour les gestionnaires immobiliers, Tayo connecte l’ensemble des parties prenantes — locataires, propriétaires et prestataires — sur une seule plateforme. Elle automatise la communication, suit les tickets, gère les documents et garantit des processus transparents, traçables et efficaces.

Les propriétaires accèdent à Tayo via leur portail dédié, où ils peuvent consulter en temps réel les données, documents et échanges liés à leurs biens. Cette transparence renforce la collaboration et réduit les efforts de reporting manuel pour les gestionnaires.

Tayo consolide les données de l’ensemble des portefeuilles, offrant une vue claire sur la performance des immeubles, les activités de maintenance et les tendances de coûts. Grâce à des tableaux de bord centralisés et des processus structurés, les asset managers bénéficient d’un meilleur contrôle et d’une visibilité accrue sur leurs portefeuilles.

Les administrations publiques utilisent Tayo pour gérer efficacement leurs bâtiments communaux, écoles et infrastructures. La plateforme garantit la conformité avec la loi suisse sur la protection des données (nLPD), favorise la communication multilingue et simplifie les flux de travail entre départements, locataires et prestataires.

Tayo centralise les ordres de travail, la planification de la maintenance et la communication entre les équipes FM et les prestataires. Les modules de tickets et de check-lists permettent de gérer les tâches récurrentes, de suivre l’avancement et de documenter chaque intervention de manière numérique — le tout au même endroit.

Tayo automatise l’ensemble du cycle de vie des opérations immobilières : la réception des tickets, leur attribution, la création d’ordres de travail, la gestion des documents, les validations et les notifications — le tout de manière fluide, sans traitement manuel des e-mails.

Oui. Tayo s’intègre aux principaux systèmes ERP du marché, notamment GARAIO REM, AbaImmo, Rimo, SAP, ImmoTop2, Quorum, etc., afin de synchroniser les données de référence.
Tayo s’intègre également avec d’autres systèmes externes lorsque cela fait sens — par exemple des systèmes de gestion documentaire (DMS) tels que Kendox, M-Files ou Onbase, ainsi que des fournisseurs d’authentification SSO comme Azure ou Keycloak.

Non. Tayo n’est pas un ERP. Alors qu’un ERP est destiné à un usage interne, Tayo est conçu pour la collaboration externe : locataires, propriétaires, copropriétaires, concierges et prestataires. Tayo s’interface avec les systèmes comptables, ERP et GED/ECM de la manière suivante :

• À intervalles réguliers, les mandats de gestion, immeubles, cages, étages, objets (appartements, parkings, etc.), baux, locataires, concierges et prestataires sont importés depuis le système comptable ou l’ERP. Cela garantit que Tayo reste toujours à jour.
• Tayo renvoie ensuite les informations nécessaires aux systèmes internes, notamment le flux de factures et les écritures comptables. Plus précisément, lorsqu’un gestionnaire valide une facture dans Tayo, celle-ci est exportée vers le système comptable comme écriture provisoire. Le comptable peut ensuite définir les modalités et le mode de paiement. Dans certains cas, la facture est également transmise au système de gestion documentaire (DMS) lorsque cela fait sens — par exemple dans des intégrations où le processus de validation s’effectue dans le DMS, avant que la facture ne soit envoyée du DMS vers l’ERP pour le paiement

Non plus. Tayo n’est pas destiné à l’archivage massif de documents. Pour les petites structures de gestion, la plateforme propose une gestion documentaire de base. Pour les clients gérant plusieurs milliers ou dizaines de milliers d’objets, Tayo se connecte aux systèmes EDM/ECM afin de donner à chaque utilisateur accès aux bons documents.

Par exemple :

• Afficher au locataire son contrat de bail ;
• Mettre à disposition du propriétaire un relevé de gestion provenant du système comptable ou de l’EDM.

Par ailleurs, Tayo réduit considérablement le volume de courrier à la source : devis, factures, communications locataires… Avec Tayo, plus besoin de systèmes coûteux de numérisation, de reconnaissance de caractères ou de tri du courrier entrant.

Oui. De nombreux paramètres permettent d’adapter la plateforme aux besoins de clients gérant quelques dizaines ou plusieurs dizaines de milliers d’objets.

Par exemple :

• Tayo propose différents réglages pour la gestion des tickets, devis et factures.
• Il est possible de définir des seuils de validation et des règles de tri propres à chaque entité de gestion.
• Tayo est disponible en marque blanche : votre logo, votre identité, vos couleurs.

Nous croyons à la liberté de choix du canal pour l’utilisateur. Le « canal » est simplement le moyen d’interagir avec Tayo, même sans s’en rendre compte. Par exemple, un locataire ou un prestataire qui ne souhaite pas se connecter à la plateforme peut interagir par e-mail. Les notifications envoyées par courriel permettent une communication bidirectionnelle sans connexion obligatoire. C’est un exemple parmi d’autres : Tayo exploite le plus grand nombre possible de canaux et améliore continuellement ses capacités pour mieux servir ses utilisateurs.

Oui. Certains prestataires travaillent exclusivement par e-mail ou via d’autres canaux pour envoyer devis et factures. Notre documentation API (analyse d’e-mails, webservices REST) leur permet de garantir, par exemple, qu’un devis est envoyé pour le bon objet immobilier. Bien sûr, les utilisateurs bénéficient de davantage de fonctionnalités lorsqu’ils se connectent directement à la plateforme.

Oui. Les fournisseurs disposent de leur propre accès et peuvent accepter, traiter et clôturer les ordres de travail directement dans la plateforme, assurant ainsi une transparence totale entre toutes les parties, sans échanges d’e-mails.

Oui. Tayo évolue en continu, avec des mises à jour régulières basées sur la feuille de route produit et les retours structurés de nos clients.

Non. Tayo est une plateforme SaaS entièrement web, hébergée en Suisse (AWS Europe – région de Zurich). Toutes les mises à jour, maintenances et sauvegardes sont gérées automatiquement ; aucune installation locale ni infrastructure serveur n’est nécessaire.

Oui. Tayo prend en charge plusieurs rôles utilisateurs (p. ex. : gestionnaire immobilier, propriétaire, facility manager, locataire) travaillant en parallèle. Chaque rôle dispose de ses propres droits et d’une interface adaptée pour éviter toute surcharge d’information et garantir la confidentialité des données.

Les utilisateurs disposant de plusieurs rôles peuvent facilement basculer d’un rôle à l’autre (par exemple, gestionnaire et propriétaire) depuis un même compte — sans double connexion. Chaque contexte conserve sa propre visibilité des données et ses autorisations.

Chez Tayo, la protection des données fait partie intégrante des fondations de notre plateforme.
Toutes les informations sensibles — notamment les données relatives aux locataires, aux immeubles et aux finances — sont sécurisées grâce à un chiffrement de bout en bout (TLS 1.2 ou supérieur) lors de la transmission et chiffrées au repos.
L’accès aux environnements de production est strictement contrôlé par un système de gestion des accès basé sur les rôles (RBAC) et une authentification multifacteur (MFA), garantissant que seules les personnes autorisées peuvent consulter ou modifier les données.

Le système de gestion de la sécurité de l’information (ISMS) de Tayo, certifié selon la norme ISO 27001, régit tous les aspects de nos opérations de sécurité — de la gestion des changements et de l’évaluation des risques à la réponse aux incidents.
De plus, des outils de surveillance et d’alerte en continu suivent en temps réel toutes les actions administratives et de sécurité.
Des analyses de vulnérabilités, tests d’intrusion externes et revues de code sont effectués régulièrement pour garantir la sécurité de la plateforme à mesure qu’elle évolue.
Notre approche va au-delà de la simple conformité : elle reflète un engagement proactif à protéger l’atout le plus précieux de nos clients — leur confiance.

Oui. Tayo est pleinement conforme à la loi suisse sur la protection des données (nLPD) ainsi qu’au RGPD européen.
Toutes les données sont hébergées dans des environnements AWS situés en Suisse et conformes aux normes européennes, garantissant que les informations ne quittent jamais les juridictions autorisées.

Nous appliquons les meilleures pratiques AWS en matière de segmentation réseau, de protection par pare-feu et de sauvegardes redondantes, assurant la disponibilité et l’intégrité des données.
Notre cadre de conformité est régulièrement audité dans le cadre de la certification ISO 27001, incluant des contrôles de continuité d’activité, de reprise après sinistre et de gestion des fournisseurs, afin de s’assurer que chaque partenaire respecte les mêmes standards élevés.

En résumé, Tayo répond pleinement aux exigences légales et d’hébergement suisses, offrant à ses clients une infrastructure sécurisée, souveraine et transparente.

Toutes les données Tayo sont hébergées sur Amazon Web Services (AWS) en Suisse, dans des centres de données hautement sécurisés et conformes situés dans la région AWS Europe (Zurich).
Ces installations respectent les plus hauts standards internationaux de sécurité physique et environnementale et sont certifiées ISO 27001, SOC 1/2/3 et ISO 22301.

En hébergeant les données en Suisse, Tayo garantit qu’elles sont protégées conformément à la loi suisse sur la protection des données (nLPD) et qu’elles restent sous juridiction suisse, assurant ainsi la souveraineté et la conformité réglementaire des informations.

Contrairement aux outils fragmentés et aux échanges d’e-mails dispersés, Tayo regroupe tous les modules et les acteurs sur une seule plateforme. Cela réduit les doublons, simplifie la collaboration et élimine les ruptures entre les différents systèmes.

Le système de tickets intégré centralise l’ensemble des communications et des tâches entre les locataires, les gestionnaires immobiliers et les prestataires de services.
Les demandes (p. ex. réparations ou questions) sont automatiquement suivies, priorisées et assignées à la bonne personne.

Chaque ticket contient l’historique complet des échanges, les pièces jointes et le suivi du statut, garantissant ainsi transparence et traçabilité tout au long du processus.

Oui. Tayo intègre des solutions de signature électronique permettant de signer et d’envoyer des documents en ligne de manière sécurisée, tout en respectant la pleine validité légale selon les normes suisses et européennes.

La fonctionnalité de remise digitale permet aux gestionnaires immobiliers d’effectuer les états des lieux directement sur place à l’aide d’une tablette ou d’un ordinateur portable.

Les photos, remarques et signatures sont enregistrées numériquement, et un protocole de remise est généré automatiquement — entièrement traçable et stocké de manière sécurisée dans Tayo.

Oui. Tayo comprend des tableaux de bord analytiques et des rapports personnalisés offrant une vue d’ensemble sur l’efficacité opérationnelle, les tickets ouverts, l’activité de communication et l’utilisation du système.

Ces visualisations permettent d’identifier les tendances et de soutenir la prise de décision basée sur les données.

Toutes les données — y compris les informations des locataires, les documents et les communications — sont gérées dans une base de données centralisée et structurée.

Les droits d’accès sont contrôlés via un système de permissions basé sur les rôles, garantissant que chaque utilisateur ne voit que ce qui le concerne.

Les processus certifiés ISO 27001 de Tayo assurent l’intégrité, la sécurité et la conformité des données.

Si l’adoption de Tayo par les prestataires de services est rapide, complète et simple, celle des locataires ou copropriétaires se fait plus progressivement.

Pour toutes les fonctions essentielles (ordres de travail, communications), Tayo offre la possibilité d’utiliser le papier comme canal supplémentaire.

Par exemple, pour un immeuble de 30 locataires dont 20 disposent d’une adresse e-mail valide, la communication permettra d’imprimer automatiquement les 10 restants afin qu’ils soient envoyés par courrier postal.

Le support est disponible en allemand, français et anglais.

La tarification est calculée par objet géré et dépend des modules sélectionnés. Les détails sont présentés dans la section dédiée à la tarification et peuvent être discutés directement avec notre équipe.

Absolument. Nous encourageons activement les retours des utilisateurs.

Tayo intègre un Centre de feedback qui vous permet de partager vos idées, voter pour des suggestions ou signaler des problèmes directement depuis la plateforme. Ces retours nous aident à améliorer continuellement le produit sur la base des usages réels.

L’onboarding chez Tayo suit une approche claire, collaborative et adaptée aux besoins de votre organisation.

Chaque projet commence par un atelier de lancement (kick-off) afin de définir les objectifs et les critères de réussite, suivi de sessions de configuration guidées au cours desquelles nous paramétrons ensemble votre environnement.

Nos Customer Success vous accompagne tout au long du processus pour que votre équipe se sente confiante et opérationnelle dès le premier jour.

La durée de mise en œuvre dépend de vos données, de votre configuration et des modules choisis.

Pour la plupart des clients, Tayo est entièrement opérationnel en 6 à 10 semaines, tandis que les structures plus petites peuvent être prêtes plus rapidement.

Notre priorité est un déploiement fluide et bien rythmé, adapté à votre équipe — et non un lancement précipité.

Oui. La formation fait partie intégrante de chaque onboarding. Nous organisons des sessions pratiques sur site afin que votre équipe ne se contente pas de savoir utiliser Tayo, mais comprenne également comment en tirer une réelle valeur ajoutée.

Tout à fait. Nous recommandons même des phases de test avant un déploiement à grande échelle.

Vous pouvez commencer avec un groupe restreint de biens ou d’utilisateurs, recueillir des retours et ajuster les configurations avant un lancement global.

Dans la plupart des cas, Tayo s’adapte à vos processus existants, et non l’inverse. De nombreux clients profitent néanmoins de l’onboarding pour simplifier et standardiser leurs flux internes.

Notre équipe vous aide à trouver le bon équilibre entre efficacité digitale et réalité opérationnelle.

Pas du tout. Les mises à jour de Tayo sont évolutives, non disruptives. Les nouvelles fonctionnalités sont intuitives et viennent enrichir les processus existants.

Lors de changements majeurs, vous recevrez des notes de version claires ou, si nécessaire, de courtes formations ciblées.