En quelques mots, qu’est-ce que la plateforme digitale Tayo ?
Tayo a été créé pour faciliter les démarches dans la gestion immobilière et amener plus de confort à l’ensemble des acteurs. Il permet pour un ou une locataire de déclarer un incident à n’importe quel moment de la journée (ou de la nuit !). La suite se fait de manière quasi automatique : Le ou la gérante se connecte et peut faire une demande de devis auprès des entreprises de services, planifier l’intervention, la facturation etc en quelques clics seulement via la plateforme. Le locataire est notifié en temps réel de la prise en charge de sa demande.
Quel est le gain pour les acteurs de l’immobilier à l’utilisation de Tayo ?
Le locataire ou co-propriétaire a accès en libre service, 24h/24, 7j/7, à l'information dont il a besoin et créer un incident, une demande de prise en charge en temps réel,
- Le concierge peut gérer les immeubles en lien avec la gérance, les locataires et prestataires ainsi que l'ensemble des tickets des immeubles dont il a la charge.
- Le prestataire de services à un flux homogène de demandes de devis et ordres de travail. Il réduit les envois postaux contraignants à la gérance. Il peut envoyer ses devis et factures en quelques clis et retrouver facilement les dossiers dont il a la gestion.
- Propriétaires d'immeubles peuvent accéder instantanément des données dont ils ont besoin, en termes de décomptes de gestion comme en termes d'indicateurs précis sur son patrimoine immobilier. Par exemple, Tayo répond à la question "combien de lave-vaisselles a-t-il fallu changer dans mon immeuble cette année, et quel est le modèle de lave-vaisselle le plus durable dans mon parc immobilier ?". Ces données lui permettent d’identifier par exemple les postes de dépenses et ce qu’il y a à prendre en compte dans la gestion du patrimoine immobilier.
- Le gérant ou la gérante immobilier, véritable chef d'orchestre, gagne du temps car l'information est centralisée et immédiatement accessible. Il gagne du temps dans ses échanges avec l'extérieur, mais aussi en interne : l'information étant partagée en tout temps, il n'y a pas besoin de demander à un collègue "où est le devis reçu pour la rénovation de l'immeuble planifiée dans quelques semaines ?" ou de s’inquiéter du suivi des dossiers d’un ou une collègue en vacances. La qualité de service est améliorée, tout en offrant plus de flexibilité ( accès à distance, accès à l’information, instantanéité etc)
Plus en détails, qu’est-ce qu’un gérant ou une gérante immobilière peut faire avec Tayo ?
Grâce à Tayo, la personne chargée de la gestion immobilière a la maîtrise de son emploi du temps. Les locataires peuvent faire parvenir des demandes sans interférer avec la journée de travail. 24h/24, 7j/7, sans avoir besoin d'être au bureau et en lien direct avec le cloud privé de son entreprise, le gérant ou la gérante immobilier bénéficie d'un ensemble de fonctionnalités dédiées à simplifier son quotidien et ses interactions avec l'extérieur :
- Gérer les tickets (demandes locataires, copropriétaires, concierges, gérants, propriétaires) et opérations (ordres de travail, bons, devis, factures, rapports d'intervention),
- Gérer les communications sortantes, par exemple : annoncer une maintenance aux locataires, envoyer de nouvelles directives aux entreprises de services,
- Gérer les inventaires, états des lieux et visites de contrôle,
- Gérer le flux de clés des objets et immeubles en gérance,
- Gérer un calendrier d'échéances,
- Faire un état des lieux numériques et créer des opérations liées directement à celui-ci Analyser les données et indicateurs issus des fonctionnalités ci-dessus, par exemple : analyser de manière agrégée ou détaillée la satisfaction des locataires à la suite des interventions des entreprises de services.
J’ai déjà un système comptable et ERP, est-ce que Tayo m’est utile ?
Oui ! Votre ERP est destiné à l’organisation et gestion de votre activité en interne. Tayo quant à lui est utile pour communiquer avec les personnes de votre milieu professionnel.Si vous avez déjà un ERP, GED/ECM ou un système comptable, Tayo offre la possibilité de se connecter avec pour en exploiter les bénéfices de la manière suivante :
- Imports automatiques à intervalles réguliers des mandats de gestion, immeubles, allées, étages, objets (appartements, places de parc, etc), baux, locataires, concierges et fournisseurs sont repris depuis le système comptable ou ERP
- Tayo envoie aux systèmes internes ce dont ils ont besoin notamment pour le flux de factures et la comptabilité. Plus précisément, lorsqu'un gérant accepte une facture dans Tayo, elle est exportée vers le système comptable sous forme d'écriture provisoire. Le comptable peut ensuite décider des conditions et moyens de paiement.
Comment Tayo gère les documents ? Peut-il remplacer mon système GED / ECM ?
Tayo propose une gestion basique des documents, utile pour les clients de petite taille. Pour les clients avec un nombre d’objets plus conséquent (à partir de plusieurs milliers), Tayo se connecte au système de gestion documentaire pour présenter au moment souhaité, un document à la bonne personne.
Comme par exemple :
- Afficher au locataire son contrat de bail,
- Montrer au propriétaire immobilier un décompte de gestion mis à disposition depuis le système comptable ou la GED
- Cela permet ainsi de réduire le courrier à la source (par exemple pour les devis, factures, annonces locataires). Avec Tayo, la gérance peut économiser sur des systèmes coûteux pour scanner les documents, faire de la reconnaissance de caractères et trier le flux de courrier.
J’ai des besoins biens spécifiques, Tayo offre t-il une configuration suffisante pour y répondre ?
De nombreux réglages sont disponibles pour couvrir les usages particuliers de chaque gérance ou organismes partenaires avec aussi bien des dizaines d’objets à plusieurs dizaines de milliers d’objets.
Comme par exemple :
- Tayo propose une série de réglages pour les processus de gestion des tickets, devis et factures.
- Il est possible de définir des seuils de validation et règles de triage pour que chaque groupe de gestion puisse travailler correctement.
- Une autre force de Tayo est la marque blanche qui offre la possibilité de personnaliser la plateforme avec votre identité. C’est votre logo, votre marque, vos couleurs qui sont affichés aux utilisateurs et utilisatrices.
Est-ce que tout le monde est obligé de passer par la plateforme pour utiliser Tayo ? Y a t-il d’autres canaux à disposition ?
Tayo est omni-canal, c'est-à-dire que nous laissons à l’utilisateur le libre choix de son canal. Le “canal” est simplement le moyen pour se connecter à Tayo ( parfois même sans en avoir conscience). Par exemple, les utilisateurs reçoivent des notifications par email et peuvent y répondre directement, sans avoir à se connecter à la plateforme. Cela facilite les échanges à double sens.Les emails ne sont qu’un exemple. Contactez notre équipe pour plus de détails sur les possibilités de canaux ( actuels et à venir !) .
Donc une entreprise de services peut communiquer avec Tayo par email pendant que le ou la gestionnaire utilise la plateforme Tayo ?
Exactement. Nous encourageons les utilisateurs et utilisatrices à se connecter pour bénéficier de toutes les fonctionnalités offertes par la plateforme mais il est tout à fait possible d’utiliser les autres canaux. Nous avons par exemple des entreprises de services qui échangent par emails pour envoyer devis et factures. Nous mettons à disposition une documentation des API disponibles qui permet à une entreprise d’adresser un devis pour le bon objet.
Comment cela se passe pour les locataires ou autres personnes réfractaires à passer par une plateforme ?
Si des personnes ne sont pas encore convaincus de l’efficacité de l'utilisation de la plateforme Tayo ou n’ont tout simplement pas d’adresse email, nous laissons la possibilité d’utiliser le papier comme canal supplémentaire pour toutes les fonctionnalités importantes. Par exemple, une communication pour un immeuble de 30 locataires dont seulement 20 ont un email valide va proposer d'imprimer les 10 communications restantes au papier, qu'il faut ensuite mettre sous pli. L’adoption par les particuliers comme les locataires ou copropriétaires pourra se faire de manière plus graduelle que les prestataires de services qui l’adoptent simplement.
J’ai envie d’essayer ! Comment se passe le déploiement ?
Le travail autour du déploiement sera adapté à la taille de votre gérance et à votre nombre de biens. Mais concrètement, le déploiement a lieu en 3 phases :
- 2h de formation spécifique à chaque groupe de gestion, puis une mise à disposition pour tester ou faire un pilote en conditions réelles,
- Un lancement dans un premier temps auprès de vos gérants, concierges et entreprises de services, afin de bien appréhender l'outil,
- Puis rapidement dans les mois qui suivent, le lancement officiel à tous les locataires et copropriétaires, une fois que l'outil est maîtrisé par les utilisateurs professionnels.
Beaucoup d’industries entament leur transformation digitale, est-ce aussi le cas de la gérance immobilière ?
Nous croyons que la gestion immobilière de demain sera construite autour de trois piliers :
- La relation client et un état d’esprit orienté service,
- L’efficacité opérationnelle et la réduction des coûts,
- La durabilité,
- D’autres industries, comme la banque, l’assurance ou les médias, sont confrontées à des défis similaires.
Tayo est t-il capable de m’accompagner pour le futur de l’immobilier ?
Tayo est propulsé par une équipe solide avec une volonté d’amélioration continue. Nous sommes à l’écoute du marché et des feedbacks de nos utilisateurs et utilisatrices pour intégrer avant tout les fonctionnalités utiles et créer celles de demain. Grâce à sa méthodologie agile, notre équipe technique est capable de transcrire rapidement les besoins dans du concret au sein de la plateforme. Concrètement, d’un point de vue technique, nous maîtrisons les APIs - nous pouvons mettre à disposition une API comme interagir avec vos APIs - et offrons la connexion aux applications tierces. Nous mettons à disposition une Progressive Web App ( PWA ) pour bénéficier de toutes les fonctionnalités et du confort de Tayo. Nous sommes une équipe de passionnés qui nourrit sa réflexion autour l’analyse de données et maintenance prédictive, l’omni-canal, l’automatisation des tâches simples, la protection des données et l’évolution des législations, les enjeux de cyber-sécurité, les nouveaux business models et systèmes de transactions, intégration de nouveaux acteurs ou nouvelles interfaces entre plateforme afin de rester à l’avant-garde.N’hésitez pas à nous contacter en cas de questions techniques plus spécifiques ou pour réfléchir au futur de l’immobilier avec nous.