Rechnungen zählen zu den am häufigsten bearbeiteten Dokumentarten im Immobilienmanagement. Gleichzeitig gehören Rechnungen zu den Prozessen mit den meisten Reibungsverlusten. Ein Grund dafür sind traditionelle Arbeitsweisen: E-Mail-Verteiler, manuelle Prüfschritte, nachträgliche ERP-Erfassung und verstreute Ablagen. Diese führen häufig zu Verzögerungen, Fehlern und fehlender Transparenz.
Eine integrierte Rechnungsverarbeitung setzt genau an dieser Schnittstelle an: Sie verbindet die operative Bearbeitung mit der finanziellen Verbuchung, ohne dass Informationen mehrfach aufbereitet werden müssen oder Medienbrüche entstehen.
Was eine durchgängige Rechnungsintegration operativ verändert
- Ein Prozess statt mehrerer Teilsysteme
Rechnungen werden im selben System geprüft, kommentiert und freigegeben, in dem sie entstanden sind (z. B. aus einem Ticket oder Auftrag heraus).
- Automatisierte ERP-Übergabe
Nach der Freigabe erfolgt die Datenübertragung als Buchungsentwurf ins ERP – ohne erneutes Abtippen, Kopieren oder Anhänge versenden.
- Lückenlose Nachvollziehbarkeit
Historie, Zuständigkeiten, Freigabezeitpunkte und Belege bleiben vollständig im Kontext des Vorgangs erhalten.
- Beschleunigte Durchlaufzeiten
Wegfall manueller Übergaben verkürzt Zahlungsprozesse, erleichtert Liquiditätssteuerung und verbessert die Beziehung zu Dienstleistern.
- Standardisierte Compliance
Entscheidungen sind revisionsfest dokumentiert; keine verstreuten PDFs oder intransparenten Workarounds.
Praxisbeispiel Böni Immobilien: Durchgängiger und konsistenter Rechnungsfluss
Böni Immobilien hat den Rechnungsprozess vollständig digitalisiert und auf einer zentralen Plattform konsolidiert. Die Erstellung, Vorkontierung und Freigabe von Rechnungen erfolgen innerhalb eines einheitlichen Vorgangs, ohne Systemwechsel oder manuelle Zwischenbearbeitung. Nach erfolgter Freigabe wird der Buchungssatz automatisiert an das ERP-System übermittelt und dort aktualisiert. Dienstleister übermitteln Rechnungen digital, sodass zusätzliche Übertragungswege und Abstimmungsschleifen entfallen.
« Der Rechnungsprozess läuft ohne Brüche durch. Eine Rechnung wird einmal verarbeitet, nicht mehrfach. » — Böni Immobilien AG
Rechnungsintegration als Teil einer strukturellen Professionalisierung – nicht als technisches Detail
Der Nutzen zeigt sich nicht nur im Tagesgeschäft der Bewirtschaftungsteams, sondern greift in übergeordnete Steuerungsdimensionen hinein:
- Finanzielle Planungssicherheit: Echtzeit-Transparenz über offene, freigegebene und gebuchte Posten verbessert Forecasts und Budgetkontrolle.
- Entlastung ohne Personalaufstockung: Wiederkehrende Routinearbeit wird reduziert, ohne Kapazitäten zusätzlich aufbauen zu müssen.
- Stärkere Lieferantenbeziehungen: Schnellere und nachvollziehbare Prozesse stärken Vertrauen und beschleunigen die Leistungserbringung.
- Governance und Revision: Standardisierte, nachverfolgbare Abläufe erfüllen regulatorische und prüfungsrelevante Anforderungen ohne Zusatzaufwand.
Fazit
In der Immobilienbewirtschaftung misst sich Effizienz nicht am Aussergewöhnlichen, sondern an der Qualität der täglich wiederkehrenden Prozesse. Die Integration von Rechnungen beseitigt Reibungsverluste genau dort, wo sie am teuersten sind: zwischen operativer Arbeit und finanzieller Verantwortung. Dabei handelt es sich weniger um einen „Schritt zur Digitalisierung“ als vielmehr um eine Investition in Steuerungsfähigkeit, Geschwindigkeit und Professionalisierung – in einem Markt, der zunehmend daten- und prozessorientiert ist.
