Les factures comptent parmi les documents les plus fréquemment traités dans la gestion immobilière. Elles sont cependant aussi l’un des processus où les frictions sont les plus importantes. Cela tient essentiellement à des pratiques traditionnelles : envois par e-mail, validations manuelles, ressaisie ultérieure dans l’ERP et stockage dispersé des documents. Ces méthodes entraînent régulièrement des retards, des erreurs et un manque de transparence.
L’intégration des factures intervient précisément à ce niveau : elle relie le traitement opérationnel à la comptabilisation financière, sans retraitement multiple des données ni ruptures de média.
Ce que change une intégration de factures de bout en bout
- Un seul processus au lieu de systèmes parallèles
Les factures sont examinées, commentées et validées dans le même environnement où elles sont générées (p. ex. à partir d’un ticket ou d’un bon de commande).
- Transfert automatisé vers l’ERP
Après validation, la transmission vers l’ERP ou a la GED s’effectue sous forme d’écriture provisoire – sans ressaisie, copier-coller ni envoi de pièces jointes.
- Traçabilité complète
Historique, responsabilités, validations et justificatifs restent contextualisés dans le même flux.
- Accélération des délais de traitement
La suppression des étapes manuelles réduit les délais de paiement, facilite la gestion de trésorerie et renforce la relation avec les fournisseurs.
- Conformité standardisée
Les décisions sont tracées de manière conforme à l’audit, sans PDF égarés ni solutions de contournement opaques.
Cas pratique – Böni Immobilier : un flux de facturation cohérent et continu
Böni Immobilier a entièrement digitalisé son processus de facturation et l’a centralisé sur une seule plateforme. La création, la pré-comptabilisation et la validation s’effectuent dans un même flux, sans changement de système ni reprise manuelle. Une fois validée, l’écriture est automatiquement transférée vers l’ERP. Les fournisseurs transmettent leurs factures en ligne, ce qui élimine les canaux parallèles et les boucles de validation.
« Le processus de facturation est désormais fluide. Une facture n’est traitée qu’une seule fois, jamais plusieurs. » — Böni Immobilier AG
Un levier de professionnalisation structurelle, non un simple détail technique
Les effets dépassent le seul niveau opérationnel :
- Sécurité de planification financière : La visibilité en temps réel sur les postes ouverts, validés et comptabilisés améliore prévisions et pilotage budgétaire.
- Allègement sans embauche supplémentaire : Les tâches répétitives diminuent sans accroître les ressources internes.
- Relations fournisseurs renforcées : Des processus plus rapides et plus transparents accroissent la confiance et la qualité d’exécution.
- Gouvernance et audit : Des workflows standardisés et traçables répondent aux exigences réglementaires sans effort additionnel.
Conclusion
En gestion immobilière, l’efficacité ne se mesure pas à l’exceptionnel, mais à la qualité des processus répétés au quotidien. L’intégration des factures supprime la friction précisément là où elle est la plus coûteuse : entre opération et responsabilité financière. Il s’agit moins d’un « pas de digitalisation » que d’un investissement en pilotabilité, en vitesse et en professionnalisation dans un contexte de marché de plus en plus orienté données et processus.
