L’introduction d’un nouveau logiciel va bien au-delà d’un simple changement technique : elle transforme les méthodes de travail, les mentalités et souvent la collaboration au sein des équipes. Avec H&B, nous avons réussi à concevoir une expérience d’onboarding qui non seulement s’est déroulée sans heurts, mais a également apporté une réelle valeur ajoutée. Chaque onboarding présente ses propres défis, mais aussi l’opportunité d’établir de nouveaux standards.
Aujourd’hui, la deuxième saison de la copropriété a déjà démarré avec succès sur Tayo, et c’est officiel : l’ensemble de l’équipe "Rendement" de H&B utilise désormais notre solution de Tickets et Opération. Nous avons discuté avec notre Customer Success Manager, Deborah, qui a accompagné le projet depuis le début, pour découvrir les coulisses de cet onboarding.
💬 Debi, quels ont été les facteurs clés de succès pour un onboarding fluide chez H&B ?
Un point essentiel a été de ne pas considérer le projet comme une simple mise en place d’outil, mais comme un véritable changement dans le quotidien professionnel. C’est pourquoi nous avons défini ensemble les objectifs avec H&B avant même l’onboarding officiel. Cela nous a permis de structurer le déploiement et de gérer les attentes des deux côtés.
L’implication précoce des « champions » – des collaborateurs clés avec une connaissance approfondie de la plateforme et des droits étendus – a également été déterminante. Je les ai formés en premier, ce qui leur a permis de soutenir leurs équipes tant sur le plan technique qu’en tant qu’experts internes. Cette répartition des rôles a grandement contribué à l’acceptation et au succès de lancement.
Un autre facteur central a été une gestion du changement consciente. Dès le départ, il était important pour moi de ne pas seulement modifier les processus, mais surtout d’accompagner les personnes concernées. J’ai donc veillé à une communication ouverte et à une interaction sur un pied d’égalité.
Le soutien fort du management a également été crucial. Leur engagement actif a souligné l’importance du projet, aligné l’organisation et facilité une lancement plus fluide et efficace.
À chaque étape, nous avons créé un espace pour les questions et célébré les petites réussites – rien de tel que quelques œufs en chocolat colorés pour cela. Ainsi, nous avons pu rendre les progrès tangibles sur le plan émotionnel et instaurer une ambiance positive dans le processus de changement.
Grâce à cet accompagnement personnalisé, une approche progressive et des retours honnêtes et ouverts, nous avons réussi à instaurer la confiance et à rendre la transition aussi agréable que possible pour tous les participants.
🔄 Comment les équipes de gestion a-t-elle été préparée au changement, et comment les collaborateurs ont-ils vécu la transition ?
La gestion du changement ne commence pas au moment du dĂ©ploiement, mais bien plus tĂ´t. C’est pourquoi j’ai soutenu ce processus avec des formations ciblĂ©es, une Ă©nergie positive et mon expĂ©rience pratique.Â
Les formations étaient orientées vers la pratique, interactives et proches de la réalité quotidienne. Grâce aux exercices préparés, les participants ont pu appliquer immédiatement ce qu’ils avaient appris. Il était également important de communiquer clairement dès le début à qui s’adresser en cas de questions techniques ou d’incertitudes concernant la plateforme.
Bien sûr, il y a eu quelques réticences – c’est tout à fait normal. Mais en créant consciemment un espace pour les questions et en engageant des dialogues sur un pied d’égalité, une véritable confiance a pu s’établir.
💡 Y a-t-il eu un moment dans le projet qui t’a particulièrement marquée – positivement ou comme un défi ?
Toute la préparation jusqu’au Go Live est vraiment exigeante, mais de manière positive. Il y a de nombreuses échéances, des demandes de modifications, et il faut constamment équilibrer entre « Que faut-il faire maintenant ? » et « Qu’est-ce qui peut attendre ? ». Mais comme je l’ai dit, c’est un défi stimulant. On développe de belles amitiés, on attend avec impatience les sessions hebdomadaires, et le point culminant pour moi, ce sont bien sûr les formations. Parce qu’après… c’est le grand départ !
Nous avons divisé les formations en quatre blocs, chacun avec 10 à 15 participants. Un participant a mentionné avec humour qu’il avait plus de 50 ans et se demandait s’il pouvait encore participer à la formation. J’ai trouvé cela très sympathique, et ce groupe m’a particulièrement plu. Le participant était curieux, posait de bonnes questions et était ouvert à la digitalisation – cela m’a vraiment fait plaisir. Ces moments sont particulièrement précieux pour moi, car j’ai le sentiment de pouvoir vraiment faire une différence. Mais aussi, en général, lorsque je remarque que les participants sont curieux et impatients de commencer, je sais que tout l’effort, les efforts et la sueur en valaient vraiment la peine.
🎯 Qu’as-tu retenu de ce projet – pour les futurs déploiements ou pour l’utilisation continue chez H&B ?
Lorsque des habitudes établies changent, les gens ont besoin d’orientation, de confiance et de la possibilité d’aborder les nouveautés à leur rythme. Surtout lors de l’introduction de nouvelles solutions logicielles, il est important de transmettre un sentiment de sécurité, de désigner des interlocuteurs clairs et de créer un espace pour les questions et défis individuels. Ce qu’il faut pour cela ? Patience, écoute active et beaucoup d’énergie – tout cela, je l’apporte. Et comme j’exerce mon métier avec une véritable passion, ce projet m’a particulièrement réjouie.
La combinaison de réunions de synchronisation hebdomadaires, d’un échange étroit avec l’équipe projet et d’une semaine de formation soigneusement planifiée a été un véritable facteur de succès – elle a grandement contribué à faire de l’onboarding un succès de A à Z.
Mais le travail ne s’est pas arrêté là – la gestion du changement ne s’arrête pas au Go Live. Nous restons en contact étroit avec H&B pour identifier rapidement les défis, y réagir avec flexibilité et assurer le succès à long terme du processus de changement.
